Сегодня в правительстве Ульяновской области обращения граждан регистрируются за 5-7 минут, а не как прежде — в течение трех суток. Кроме того, при подготовке, в частности, заседания правительства экономится до восьми пачек бумаги. Все это стало возможным благодаря внедрению систем электронного документооборота.

Чтобы столь заумное словосочетание было понятно всем, отметим такой факт — экономия на расходах аппарата правительства уже составила 9,5 млн. руб.

Как рассказала руководитель аппарата правительства региона Светлана Опенышева, система электронного документооборота (СЭД) внедряется в правительстве области с целью автоматизации документооборота, повышения исполнительской дисциплины на всех уровнях, повышения оперативности в принятии решений, формирования единого информационного пространства органов исполнительной власти и местного самоуправления Ульяновской области.

Сотрудники работают с электронными вариантами входящих, внутренних, организационно-распорядительных, исходящих документов и обращений граждан.

Например, входящий документ регистрируется, сканируется и отправляется адресату в электронном виде. Руководитель вводит резолюцию по документу, ставит срок исполнения и отправляет исполнителям. Исполнители получают всплывающее уведомление, знакомятся с документом в электронном виде, исполняют поручение и отправляют отчет о проделанной работе.

Таким образом, формируется переписка, включающая в себя листы ознакомления, поручения, отчеты об исполнении и другие материалы, имеющие отношение к конкретному документу.

Каждый сотрудник имеет свой пароль и может получить доступ к документам, адресованным лично ему. На любом этапе можно отследить время открытия документа, время работы с ним и время ввода отчета об исполнении.

Сейчас в системе электронного документооборота работают все подразделения госвласти, 24 муниципальных образования, а к апрелю эта работа завершится и во всех 143 городских и сельских поселениях. Кстати, несмотря на то, что подобный документооборот появился у ульяновской власти в марте 2007-го, но эффективно реализовываться система стала с октября прошлого года. Впервые в номенклатуру дел правительства области на 2009 год включено 119 дел в электронной форме.

Полностью завершить переход необходимо к началу 2010 года — задача поставлена губернатором. Таким образом, наш госслужащий все больше напоминает специалиста XXI века. Ему не нужно бегать по кабинетам, согласовывая бумаги с различными исполнителями. Система проста: чиновник, имеющий право просмотра той или иной бумаги, с помощью пароля заходит в компьютер и изучает нужную ему информацию.

Теперь, что касается взлома системы. Светлана Владимировна считает, что ее просто не может быть. Это вызвано целым рядом причин. Например, отсутствие контактов через Интернет (работает выделенная линия связи), лицензированное программное обеспечение, аттестованные рабочие места.

Кстати, с 1 марта все документы будут поступать к губернатору и первым лицам правительства только в электронном виде. Визировать их станут электронно-цифровой подписью. Но об этом — отдельный разговор…

Автор: Андрей ЛОМОВЦЕВ

http://www.docflow.ru/full_news.asp?param=156937